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Encodage dans PRO.ONE pour le 15 octobre 2022 de mon personnel d’encadrement extrascolaire (Opérateurs AES1 & CATL)

En juillet 2022, le service AES1 Subventions de l’ONE communique sur l’échéance de l’encodage de l’ensemble du personnel des différents lieux agréés en ces termes :

« Bonjour à toutes et tous,

Vous en faites l’expérience régulièrement : le portail PRO de l’ONE ne cesse d’évoluer et de proposer de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs en lien avec l’Accueil temps libre (ATL).

Par l’entrée « Mon équipe » proposée sur la gauche, des menus de l’écran, les opérateurs ont accès à une vue de tous leurs travailleurs et volontaires actifs dans les centres de vacances, écoles de devoirs, accueils extrascolaires de type 2 et coordination ATL.

Le moment est venu de vous inviter vous aussi, opérateurs d’accueil extrascolaire de type 1, à encoder l’ensemble des accueillantes / accueillants et responsables de projets des différents lieux agréés.

 

Concrètement, que me demande l’ONE ?

D’encoder le personnel (accueillantes / accueillants et responsables de projet) actif dans vos lieux d’accueil extrascolaire agréés: identité, fonction, relation de travail, temps de travail.

Le volet « Mon équipe » inclut également la formation initiale et continue des personnes. Il vous est demandé de renseigner le diplôme, titre, certificat, brevet des personnes qualifiées pour la fonction.

Il vous est également demandé de renseigner les modules de formation continue suivis depuis septembre 2021.

 

Pour quand dois-je encoder ces données ?

Pour le 15 octobre 2022.

 

Comment ?

Rendez-vous sur le portail PRO.ONE (Un accompagnement pas à pas ? Voir point 4.1.3 du Guide d’utilisation)

 

A quel rythme devrai-je mettre à jour la liste du personnel ?

L’idéal est de mettre à jour régulièrement les entrées et sorties des encadrants, leur qualification et la formation continue suivie. De cette manière, l’organisateur bénéficie d’une vue de l’état de formation de ses équipes. L’encodage pour l’année scolaire terminée doit être finalisé pour le 15 octobre de l’année suivante.

 

Le personnel d’accueil extrascolaire compte plusieurs centaines de personnes, dois-je les encoder une par une ?

Pour le 1er encodage, vous avez la possibilité de compléter un tableau Excel à importer sur le portail PRO. (voir annexe A du Guide d’utilisation)

Attention une seule importation est possible.

 

Pourquoi l’ONE me demande d’encoder les formations initiales et continues de mon personnel ?

Il s’agit d’un critère d’agrément que l’ONE doit pouvoir vérifier.

Le personnel d’accueil extrascolaire doit avoir un des titres, diplômes, certificats, brevets, qui donnent accès à la fonction (d’accueillante / accueillant ou de responsable de projet).

Par dérogation, les accueillantes / accueillants non qualifié(e)s ont une période de 3 ans pour obtenir la qualification demandée, par le biais de minimum 100 heures de formation sur les notions de base du métier.

Le personnel qualifié doit suivre au moins 50 heures de formation continue en lien avec l’ATL par période de 3 ans.

A partir de 2023, pour tous les renouvellements d’agrément des opérateurs extrascolaires, l’ONE se fondera uniquement sur les données encodées sur le portail pour analyser la dynamique de formation. Il est donc essentiel que vous encodiez au fur et à mesure les formations de votre personnel.

(Voir point 6.5 et 6.6 du Guide d’utilisation)

ASTUCE : vous pouvez encoder un même module de formation pour plusieurs personnes. Comment ? Rendez-vous au point 6.6.3 du Guide d’utilisation

 

Vers qui puis-je me tourner pour avoir de l’aide ?

  • Le Guide d’utilisation du portail PRO.ONE : spécifiquement les chapitres 4 et 6
  • N’hésitez pas à poser vos questions à votre gestionnaire de dossier (voir contact ONE sur le portail PRO, partie lieux extrascolaires).

 

Pourquoi cette démarche ?

L’avantage pour les pouvoirs organisateurs (PO) est d’avoir une vue multiforme de leur personnel (générale ou spécifique, par lieu ou par activité). C’est la plateforme où se créent les demandes de qualification des encadrants, dans un esprit de transversalité intersectorielle : une personne qui est reconnue comme animateur de centres de vacances recevra, par exemple, de manière automatique la qualification d’animateur d’écoles de devoirs et d’accueillant extrascolaire. La dynamique de formation continue trouvera ici également sa place via la saisie des modules de formation. Grâce à cet encodage, le PO pourra disposer d’une vue générale ou particulière des heures de formation cumulées sur plusieurs années pour chacun et pour l’ensemble de ses travailleurs.

En outre, il s’agit pour l’ONE d’avoir des données plus précises sur les conditions de travail des acteurs de l’ATL. Pour cette raison, la relation de travail (contrat, convention,…) des personnes encodées est demandée en écoles de devoirs, en centres de vacances et désormais en accueil extrascolaire de type 1. Le contrat de gestion de l’ONE a parmi ses objectifs, l’intention d’améliorer les conditions d’emploi dans le secteur de l’accueil temps libre (Objectif opérationnel 4.2). Parmi les moyens pour soutenir cette action, il est prévu, de réaliser un exercice d’objectivation de l’emploi précaire en ATL. Cet objectif s’inscrit dans la volonté du Gouvernement de prendre des mesures structurelles pour lutter contre l’emploi précaire. Même si à l’heure actuelle, il n’existe pas encore de canevas contraignant pour la réalisation de cette objectivation, l’ONE souhaite anticiper en récoltant pour chaque acteur les données minimales requises pour bien appréhender les conditions d’emploi dont le type de relation de travail. Ces données récoltées pourront également alimenter et renforcer les travaux de la réforme en cours.

Aussi, nous veillons à assurer le plus de fluidité et de confort possible dans l’application, afin de rendre la navigation intuitive. Ceci permettra au final un gain de temps dans l’encodage des données. Mais le processus est toujours en marche et l’outil en élaboration. Tous vos retours et remarques d’utilisateur sont toujours les bienvenus. »

Les retours et remarques sont à transmettre à l’adresse : Stephanie.Morysse@one.be, responsable du service AES Subventions.

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